Através de um Certificado Digital Qualificado, que só pode ser emitido por uma entidade credenciada para o efeito, é gerada uma assinatura, que identifica de forma inequívoca a pessoa ou empresa que é responsável pela emissão do documento. Este tipo de mecanismo, aposto no documento, garante o seu valor probatório, tornando-o legal, ao mesmo tempo que garante a integridade dos dados nele contidos.
A partir do dia 1 de janeiro 2020, todas as faturas e demais documentos fiscalmente relevantes, em formato PDF e XML, que a sua empresa enviar por e-mail ou qualquer outra via eletrónica, têm de passar a ter uma assinatura digital qualificada para serem considerados legais. A Layertech, Lda ajuda-o a implementar através de parcerias com entidades e com o Software PHC a cumprir com a nova diretiva sem preocupações.
Que documentos devem ser assinados? A lei aplica-se às faturas e demais documentos fiscalmente relevantes, seja em formato PDF ou XML, enviados por e-mail ou qualquer outra via eletrónica.
A sua empresa está abrangida? A obrigatoriedade da assinatura digital qualificada abrange todas as empresas que emitam documentos por via eletrónica, em detrimento do uso do papel, ou seja: Empresas que optem por enviar as suas faturas em PDF por e-mail e/ou Empresas privadas e públicas que faturem a entidades da Administração Pública.
Quais os benefícios de enviar faturas por via eletrónica? As vantagens para qualquer negócio são mais que muitas e passam pelo nível de poupança envolvido, pelo aumento da produtividade e eficiência administrativa, pela agilização da relação com o cliente, por um maior rigor dos dados, uma maior poupança de espaço físico (os sistemas de arquivo dos elementos da contabilidade das empresas podem ser totalmente eletrónicos), maior segurança e confidencialidade da informação, acesso facilitado à documentação, já para não falar da questão “pegada ecológica” associada à dispensa da impressão em papel.
Qual a diferença entre uma assinatura digital e um selo eletrónico? Basicamente os dois mecanismos servem como assinatura, mas enquanto a assinatura digital contém informação de uma pessoa (por exemplo, o gerente da empresa), o selo eletrónico contém informação que identifica a empresa.
Certificados com extensão CER deixam de ser válidos. Os certificados em ficheiro com extensão CER que se instalam no disco do computador são denominados certificados avançados. A partir de 1 de janeiro, para que uma fatura enviada por via eletrónica seja considerada legalmente válida, só podem ser usados certificados qualificados. Os certificados avançados já não servirão para esse efeito.
A LAYERTECH, LDA apoia a sua empresa no cumprimento deste requisito legal.
O PHC CS Assinaturas Qualificadas é a solução desenvolvida pela PHC Software, que lhe permite assinar eletronicamente as suas faturas em conformidade com o disposto no Decreto-lei n.º 28/2019.
Este novo produto, disponível a partir da versão 28 do PHC CS, é totalmente baseado em tecnologia cloud, sendo as assinaturas obtidas a partir de servidores seguros da entidade certificadora e credenciada para o efeito.
Ao optar por esta solução, tem a garantia de estar a cumprir com a obrigatoriedade de ter um certificado digital qualificado, segundo o protocolo XML UBL2.1 eSPap CIUS-PT emitido por uma entidade certificadora autorizada, que garantirá o reconhecimento automático e legal da assinatura digital da sua empresa em Portugal e em toda a Comunidade Europeia.
